AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – SIMPLITRACE
Date de dernière mise à jour : Novembre 2023
Introduction
Votre vie privée nous tient à cœur, et compte tenu de
l'importance que nous accordons à la confidentialité et à la protection de la
vie privée et des renseignements personnels, nous recommandons que vous lisiez
attentivement cet avis.
Cet avis décrit nos pratiques en matière de confidentialité,
y compris les renseignements personnels que nous recueillons et traitons à
votre sujet, comment nous les utilisons et dans quel but.
Vous y trouverez également les différents moyens de nous
contacter, afin entre autres d’exercer les droits prévus aux présentes et
d’obtenir plus d’information au besoin.
1. À qui s’applique cet avis de confidentialité et quelles sont les lois
applicables?
Le présent Avis s’applique à ATTESTRA, un organisme sans but
lucratif dont le siège social est situé au 555 boul. Roland-Therrien, bureau
50, Longueuil (Québec) J4H 4E8 (« ATTESTRA », « nous »,
« notre », « nos »).
Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter
vos renseignements personnels de façon ouverte et transparente.
Le présent Avis vous renseigne sur la manière dont nous
recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos renseignements personnels
(désignés collectivement par le terme « traitement ») dans les situations
suivantes :
·
Lorsque
nous vous fournissons des services ou gérons des programmes pour des organismes
gouvernementaux;
·
Lorsque
vous visitez « notre application »;
·
Lors
de l’exercice de toute autre activité faisant partie intégrante de
l’exploitation de notre organisation.
Dans le cadre du présent Avis, lorsque nous faisons référence
à « notre application » ou à « cette application », nous entendons les pages
web précises dont l’adresse URL commence par « simplitrace.attestra.com ».
Le présent Avis contient également de l’information précisant
à quel moment nous communiquons vos renseignements personnels à des tierces
parties (par exemple, nos fournisseurs de services).
En ce qui concerne la protection de renseignements
personnels, ATTESTRA est assujettie, de manière directe ou indirecte, aux lois
suivantes :
·
« Loi
sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé »
(RLRQ, chapitre P-39.1)
·
«
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels » (RLRQ, chapitre A-2.1)
·
« Loi
concernant le cadre juridique des technologies de l’information »
(RLRQ, chapitre C-1.1).
2. Qu’est-ce qu’un renseignement
personnel ?
Un renseignement personnel consiste en tout renseignement,
pris seul ou en combinaison avec d’autres, qui permet d’identifier directement
ou indirectement une personne physique.
Cela inclut, sans limitation, le prénom, le nom, le numéro de
téléphone, l’adresse civique, l’adresse courriel, etc.
3. Quelle est la nature des renseignements que
nous recueillons?
Nous limitons la quantité de renseignements personnels que
nous recueillons à ce qui est nécessaire et approprié aux fins ci-dessous.
Dans le cadre des services que nous vous offrons ou que nous
offrons à des organismes gouvernementaux et/ou de la réalisation des contrôles
préalables, nous recueillons ou obtenons des renseignements personnels à votre
sujet, lorsque vous utilisez notre application ou par l’intermédiaire de vos
interactions avec nous.
Nous pouvons recueillir ou obtenir ces renseignements
personnels en obtenant votre consentement (par exemple, si vous remplissez un
formulaire sur notre application), parce que d’autres personnes nous les ont
fournis (par exemple, des organismes gouvernementaux) ou en raison de la nature
publique de ces renseignements.
Les renseignements personnels que nous recueillons ou
obtenons à votre sujet peuvent inclure, notamment :
·
Vos
nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, cellulaire ou
fixe, votre numéro de fax;
·
Le
numéro d’intervenant attribué par SimpliTrace;
·
Les
numéros de site liés à l’intervenant, attribués par l’application Portail de
sites, gérée par ATTESTRA, ainsi que les adresses de ces sites;
·
Votre
adresse IP, le type et la langue de votre navigateur, la durée de vos visites;
·
Des
détails sur vos plaintes ou demandes;
·
Des
détails sur la manière dont vous utilisez nos services, des détails sur la
manière dont vous interagissez avec nous et toute autre information de ce type.
Lorsque nous recevons des renseignements personnels vous
concernant de la part de tiers, nous prenons des mesures pour nous assurer que ces
tiers se conforment aux lois et aux règlements sur la protection des
renseignements personnels qui s’appliquent à vos informations.
4. Quelle est l’utilisation que nous
faisons de vos renseignements personnels?
Nous utilisons vos renseignements personnels afin de vous
fournir des services ou d’en fournir à nos clients. Ces clients sont
généralement des organismes gouvernementaux. À cet égard, nous pouvons
notamment utiliser vos renseignements personnels dans le cadre de
correspondances liées à ces services. Ces correspondances peuvent être
entretenues avec vous, notre client et toute tierce partie qu’il désigne pour
collaborer avec nous dans la prestation des services, nos fournisseurs de
services ou des autorités compétentes. Nous pouvons également utiliser vos
renseignements personnels dans le cadre de contrôles préalables liés aux
services.
Les renseignements personnels que nous recueillons à votre
sujet sont traités au Québec et nous nous assurons que les mesures de
protection mises en place par nous et/ou nos partenaires pour protéger vos
renseignements personnels sont conformes à nos obligations juridiques.
Dans le cadre des activités faisant partie intégrante de
l’exploitation de nos services, nous pouvons utiliser vos renseignements
personnels dans ce qui suit :
·
Appliquer
certaines lois et règlements, notamment :
o
Loi
sur l’Agence canadienne d’inspection des aliments (L.C. 1997, chapitre 6)
o
Loi
sur la santé des animaux (L.C. 1990, chapitre 21)
o
Loi
sur la protection sanitaire des animaux (RLRQ, chapitre P-42)
o
Loi
sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. 1985, chapitre P-21)
o
Règlement
sur la santé des animaux (C.R.C, chapitre 296, partie XV)
·
Répondre
à d’autres obligations légales et réglementaires applicables;
·
Effectuer
ou répondre aux demandes de renseignements et de communications d’autorités
compétentes;
·
Ouvrir
un compte client et pour d’autres besoins de nature administrative;
·
À
des fins de relations avec notre clientèle, notamment : communiquer avec vous
afin
o
i)
d’obtenir vos commentaires sur nos services;
o
ii)
d’offrir du service à la clientèle et/ou soutien technique;
o
iii)
de gérer d’autres processus de gestion des relations avec la clientèle.
·
Analyser
des données pour mieux comprendre vos interactions avec nous;
·
Améliorer
des solutions de traçabilité existantes;
·
Préserver
nos droits ainsi que de ceux de nos clients et de nos fournisseurs de services.
5. À qui communiquons-nous vos
renseignements personnels ?
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à
votre sujet pour l’une ou l’autre des fins mentionnées à la section précédente
:
a) aux tierces parties qui nous
fournissent des services;
b) aux autorités compétentes
(notamment les tribunaux); et
c) à d’autres tierces parties qui ont
raisonnablement besoin d’accéder aux renseignements personnels à votre sujet
pour l’une ou l’autre des fins dont il est question à la rubrique Quelle est l’utilisation que nous
faisons de vos renseignements personnels? ci-dessus.
Dans ces cas, nous concluons des contrats écrits qui
comprennent des engagements obligatoires pour assurer la protection et la
confidentialité de vos renseignements, et ce notamment à l’égard des principes,
des bonnes pratiques et des mesures de confidentialité et de sécurité
appropriées.
Personne
ou organisme receveur |
Nature
ou type de renseignements communiqués |
Fin
et justifications pour lesquels ces renseignements sont communiqués |
Agence
canadienne d’inspection des aliments |
Noms et coordonnées des intervenants et des
personnes-ressources et leurs rôles; Coordonnées, identification et description
des lieux (sites et véhicules) où sont gardés les animaux; |
En fonction de la partie XV du Règlement
sur la santé des animaux, qui prévoit qu’un programme national
d’identification et de traçabilité des animaux d’élevage soit créé pour
faciliter le contrôle et l’éradication rapides des maladies et, ainsi, pour protéger
la santé des animaux et la santé publique. Conformément à la Loi sur la santé des
animaux, des administrateurs responsables sont autorisés à recueillir
auprès du propriétaire et des détenteurs successifs de l’animal les
renseignements exigés en vertu de la partie XV du Règlement sur la santé
des animaux, dont des renseignements personnels et confidentiels, pour
certaines espèces animales et certains territoires visés selon l’autorisation
qui leur est conférée, et à les verser au Portail national d’information de
traçabilité. |
AllFlex |
Noms et coordonnées des intervenants |
Produire et expédier les commandes d’identifiants
réglementaires aux producteurs, avec la facture et les bons de livraison |
Financière
agricole du Québec (FADQ) |
Numéro, nom et prénom des intervenants et
leurs sites liés, ainsi que leurs coordonnées |
Déterminer l’assurabilité et les primes
versées aux producteurs souscrivant à l’assurance stabilité du revenu
agricole, conformément à l’article 83.1 du Programme d’assurance
stabilisation des revenus agricoles. |
Les
Éleveurs d’ovins du Québec |
Numéro, nom et prénom des intervenants et leurs sites
liés, ainsi que leurs coordonnées |
Mettre en application le plan conjoint des Éleveurs
d’ovins du Québec La Fédération est chargée de
l'application du Plan conjoint des producteurs d'ovins du Québec (L.R.O., c,
M-35.1, r.245) dans le cadre de l'application de la Loi sur la mise en marché
des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (L.R.Q., c. M-35.1): Les renseignements détenus en
application du Règlement sur l'identification et la traçabilité de certains
animaux sont nécessaires à la mise en œuvre du Règlement sur la vente en
commun des agneaux lourds (L.R.Q., c. M-35.1, r.246) Les renseignements recueillis et
détenus par les Éleveurs d’Ovins du Québec dans le cadre de la gestion et de
l'application du Plan conjoint des producteurs d'ovins du Québec comportent
des renseignements personnels et confidentiels dont l'utilisation et la
communication sont encadrées par la Loi sur la protection des renseignements
personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1). |
Producteur
de bovins du Québec |
Numéro, nom et prénom des intervenants et
leurs sites liés, ainsi que leurs coordonnées |
Mettre en application le plan conjoint des
Éleveurs d’ovins du Québec La Fédération est
chargée de l'application du Plan conjoint des producteurs de bovins du
Québec (L.R.Q. M-35.1, r. 157) dans le cadre de l'application de la Loi
sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (L.R.Q.,
c. M-35.1): Les renseignements
détenus en application du Règlement sur l'identification et la traçabilité
de certains animaux sont nécessaires à la mise en œuvre des règlements
suivants : -
Règlement sur la production et la mise en marché des bovins de réforme
et des veaux laitiers (L.R.Q. M-35, r. 158) -
Règlement sur la production et la mise
en marché des veaux de grain (L.R.Q. M-35, r. 159) -
Règlement sur la mise en marché des bouvillons du Québec (L.R.Q. M-35, r. 155) -
Règlement sur production et la mise en marché des veaux d’embouches
(L.R.Q. M-35.1, r.158.1) Les renseignements
recueillis et détenus par les Producteurs de bovins du Québec dans le cadre
de la gestion et de l'application du Plan conjoint des producteurs de
bovins du Québec comportent des renseignements personnels et
confidentiels dont l'utilisation et la communication sont encadrées par la Loi
sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q.,
c. P-39.1). |
Producteur
de bovins du Québec |
Numéro, nom et prénom des intervenants et leurs sites
liés, ainsi que leurs coordonnées |
Déterminer l'éligibilité d’un animal abattus au
programme bœuf durable. Ces transferts sont initiés seulement à la demande
des producteurs ayant signé un consentement à participer à ce programme
auprès des Producteurs de bovins du Québec. |
6. Comment protégeons-nous vos renseignements
personnels?
Pour aider à protéger la confidentialité des données et des renseignements
personnels, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et
administratives (pare-feu, pare-feu applicatif, chiffrement des données en
transit, utilisation de certificats, restrictions par adresses IP, accès restreints
par défaut et autorisé au besoin, copies de sauvegarde, sensibilisation des
employés à la cybersécurité, politiques d’utilisation et code d’éthique des
employés, déclaration de conflits d’intérêt, contrôles d’accès physiques et
logiques).
Nous mettons à jour régulièrement notre technologie de
sécurité. Nous limitons l'accès à vos renseignements personnels aux seuls employés
qui ont besoin de les connaître pour exercer leurs fonctions.
De plus, nous formons régulièrement nos employés sur les
obligations qui nous sont conférées en matière de protection des renseignements
personnels.
ATTESTRA utilise des mesures de sécurité procédurales et
technologiques qui sont raisonnablement conçues pour aider à protéger vos renseignements
contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la
destruction.
ATTESTRA utilise la protection par mot de passe, le cryptage
et d'autres mesures de sécurité pour empêcher tout accès non autorisé à vos renseignements.
Cependant, aucune mesure de sécurité ne peut garantir contre
la compromission. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les renseignements
personnels, mais nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que nous
recevons ou transmettons. De plus, vous avez également un rôle important à
jouer dans la protection de vos renseignements personnels. Par exemple, vous ne
devez pas partager vos noms d'utilisateur, adresses courriel et mots de passe
avec qui que ce soit, et vous ne devez pas réutiliser vos mots de passe sur
plus d'un site web ou application.
7. Comment conservons-nous les
renseignements personnels recueillis?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps
que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel ils ont été collectés ou
autrement autorisé par la loi. Une fois cet objectif atteint et sous réserve de
toute exception légale, nous détruisons, effaçons ou anonymisons
irrévocablement les renseignements personnels d'une manière sécurisée qui
protège votre vie privée.
Vos renseignements personnels sont conservés par ATTESTRA dans
des serveurs sécurisés à accès restreints, basés au Québec, soit sur nos propres
serveurs ou sur ceux de tiers fournisseurs de services.
8. Responsabilités
Tous les employés d'Attestra qui recueillent, conservent ou
utilisent des renseignements personnels sont tenus de veiller à ce que la
collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements soient menées
conformément au présent avis et aux politiques et procédures pertinentes.
Le directeur général est le responsable du respect de la loi;
il doit établir des procédures et des lignes directrices en vue de la mise en
application de la présente politique.
Le responsable de la protection des renseignements personnels
est responsable des politiques et des pratiques en matière de gestion des
renseignements personnels, et c'est à lui que doivent être adressés les
plaintes, les commentaires et les demandes d'information.
9. Utilisation de sites web externes
En utilisant notre application, vous pouvez accéder, à l'aide
d'hyperliens, à divers autres sites gérés par d'autres organisations
(« site web externe »). Ces sites ont été élaborés de manière
indépendante par des tiers sur lesquels ATTESTRA n'a aucun contrôle. ATTESTRA
ne procède à aucune vérification du contenu de ces sites. Par conséquent,
aucune garantie quant à leur exactitude et leur gestion n’est donnée par ATTESTRA.
L'inclusion de renseignements, de documents, du contenu ou de liens dans le
présent site ne saurait être interprétée comme un acquiescement exprès ou
implicite des opinions, produits ou services d'un tiers.
Lorsque vous accédez à un site web externe, vous êtes soumis aux
conditions de ce site, y compris les dispositions de sa politique de
confidentialité.
10. Vos droits
Vous avez divers droits relativement à vos renseignements
personnels. Les droits qui vous sont accordés peuvent varier selon votre
emplacement géographique et les lois applicables régissant le traitement de vos
renseignements personnels. Dans la mesure prescrite par la loi applicable, vous
pouvez avoir le droit de faire ce qui suit :
·
Obtenir
la confirmation que nous traitons vos renseignements personnels et obtenir une
copie des renseignements personnels que nous conservons vous concernant;
·
Nous
demander comment nous traitons vos renseignements personnels;
·
Nous
demander de mettre à jour vos renseignements personnels détenus ou de corriger
des renseignements personnels erronés ou incomplets;
·
Nous
demander de supprimer certains renseignements personnels que nous conservons
vous concernant, ou de limiter l’utilisation que nous en faisons;
·
Nous
demander de désindexer ou de cesser de diffuser certains renseignements
personnels qui peuvent être inclus dans nos sites web;
·
Retirer
votre consentement nous autorisant à traiter vos renseignements personnels
(dans la mesure où ce traitement est assujetti à un consentement).
Veuillez noter que nous pourrions être dans l’impossibilité
de vous fournir certains services si vous retirez ou refusez de nous donner
votre consentement pour l’utilisation de vos renseignements personnels.
Pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions
concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous
invitons à communiquer avec notre Responsable de la protection des
renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent dans la section
« Nous contacter » ci-dessous.
11. Traitement des plaintes
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons
traité vos renseignements personnels ou une demande d’accès à des
renseignements personnels, vous pouvez porter plainte auprès de notre
Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées
se trouvent dans la section « Nous contacter » ci-dessous.
Vous pouvez également porter plainte auprès de l’autorité
chargée de la protection des données de votre province ou territoire. Si vous
souhaitez connaître l’autorité chargée de la protection des données appropriée,
veuillez communiquer avec nous.
12. Nous contacter
Vous pouvez en tout temps nous contacter afin de vous
renseigner sur nos pratiques en matière de confidentialité, la protection et la
conservation de vos renseignements personnels ainsi que pour exercer les droits
y afférant.
Nos coordonnées sont les suivantes :
Alexandre
Beltrao, Responsable de la protection des renseignements personnels
ATTESTRA
555, boul. Roland-Therrien, Bureau 50
Longueuil (Québec) Canada
J4H 4E8
Tél. : 450
677-1757 poste 5101
Courriel : confidentialite@attestra.com
13. Modification de cet avis de confidentialité
Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications au
présent avis de temps à autre. De telles modifications seront affichées sur le site
web et entreront en vigueur immédiatement après leur affichage.
Les lois sur la protection de la vie privée évoluent
rapidement et, par conséquent, nous pouvons modifier de temps à autre cet avis,
à notre entière discrétion et sans préavis ni obligation envers vous ou toute
autre personne. Le traitement de vos renseignements personnels sera régi par la
version de l’avis en vigueur à ce moment-là. L’avis modifié sera en vigueur à
compter de la date de révision indiquée au haut de cette page.
Par conséquent, nous vous recommandons vivement de relire
périodiquement cet avis pour savoir comment nous protégeons vos renseignements.
Par téléphone : | 1 866 270-4319 |
Site Web | www.attestra.com |
Soutien autonome : | attestra.com/tracabilite/animaux-elevage/simplitrace/ |
Par la poste : | Maison de l'UPA 555, boul. Roland-Therrien bureau 050 Longueuil (Québec) Canada J4H 4E8 |